招展书和招商函是展览组织机构向目标客户提供的正式文件，内容较为繁杂，因此，在编制招展书和招商函时，对其内容、图标、版面等一定要做科学合理的规划与安排，使招展书和招商函在展览的招展与招商过程中发挥应有的作用。展览组织机构在编制这些资料时有以下原则：
1.内容做到准确无误
招展书和招商函是参展商和观众了解展览的第一手资料，也是展览组织机构向目标客户提供的重要文件性宣传资料，其目的是为了促进参展商与观众参展与参观的决策。因此，招展书和招商函上所有内容都必须准确无误且具有全面性，这对展览组织机构或展览品牌都会带来重要影响。
2.文案策划简洁实用
招展书和招商函的方案策划为了能够提升参展商和观众的阅读兴趣和参展热情，必须要简洁实用，在文案策划中尽可能地体现展览对目标客户的核心价值，包括展览组织理念、展览环境、展品分类、展览费用与服务、参展商和观众的地区分布与比例、展览的宣传与推广、展览期间的配套活动等。
3.设计制作精美雅致
招展书和招商函在文字、图片的排版和安排上要注重美观，设计制作精美雅致，这不仅是为更好地吸引目标客户，提高招展与招商效果，更重要的是通过这份展览资料，能增进目标客户对展览组织机构服务价值的信赖与认识，形成品牌里。
4.便于携带与传递
招展书和招商函的传递形式主要有三种：邮寄推广、同类展览推广和招展招商代理推广，这需要资料便于携带，适合传递给目标客户。我国有些展览组织机构在设计时过于追求内容与形式的大而全，不仅增加了招展书和招商函的编制与印刷的成本，而且在推广与实施的过程中造成目标客户因难以携带而随手废弃的情况，降低了宣传推广的效果。因此，强调资料的便捷性会增加展览推广的成效。
5.推广印刷宣传品的包装纸张选择
在设计制作招展书和招商函时，必须充分认识印刷宣传品的尺寸、色彩、纹理对预期受众所产生的影响。因为宣传品的包装针对着不同的受众，所以需要从视觉吸引力及整体视觉效果方面研究印刷宣传品的物理特性，考虑怎样综合运用纸张色泽、油墨色泽、以及折页等刺激阅读。经验丰富的专业市场人员往往在事前就已清楚该采用怎样的设计组合(包括纸张重量、色泽、尺寸和折页方式等)来传达那些非常重要且影响持久的非语信息。
以下是影响印刷宣传品传达视觉(非语言)信息的重要物理特性：
(1)尺寸——大的印刷宣传品通常比小的显得较重要，而那些非标准尺寸则能创造特别或深刻的印象。此外，还应注意宣传品的尺寸能否装人标准封套，否则很可能会被参展商扔掉。
(2)纸张类型一一该选择光面纸、糙面纸、纹理纸，还是书写纸?一幅照片印刷在光面纸或书写纸上，哪种更能体现展览的风格?总之，应该用优质的纸张传达高品质的信息。
(3)纸张色泽一一注意纸张色泽与内容的相关性。比如，白色、土黄、浅黄等色调能加强真诚感;粉红、橙、黄等色调较易吸引注意，但通常质感不足;而白色的成本最低，最保守。
(4)纸张重量一一厚重的纸张能传达一种高品质的感觉，而轻薄的纸张则显得无足轻重。同时还应知道，纸张重量与类型与成本是密切相关的。
(5)折页一一比较不同的折页方式，如标准式、创意式、手风琴式、风扇式等，并根据宣传品的作用和目的进行选择。
(6)包装一一根据宣传品的整体风格，整合设计宣传品的包装。
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